مذاکره با ژاپنی

مذاكره با ژاپنی ها

در روزهای پس از به نتیجه رسیدن مذاکرات هسته ای شاهد حضور پر تعداد مقامات، بازرگانان، مدیران و متخصصان خارجی در ایران هستیم . به نظر می رسد از اروپایی ها گرفته تا آسیایی ها همه با علاقه زاید الوصفی در انتظار آغاز همکاری ها و سرمایه گذاری های مشترک بواسطه بازار بکر و جذاب ایران پس از تحریم هستند . لذا مناسب است که متخصصان و مذاکره کنندگان ما نیز از چگونگی و باید و نباید های مذاکرات با هریک از ملیت ها آگاهی کافی را داشته باشند و این امر میسر نیست جز شناخت آداب و فرهنگ مذاکره طرف مقابل.

یکی از کشورهایی که طی هفته های اخیر شاهد حضور شان در عرصه مذاکرات صنعتی و اقتصادی ایران هستیم، کشور ژاپن است که در گذشته همکاری های گسترده ای را در زمینه های مختلف مانند فولاد و خودرو با ایران داشته است و حال مشاهده می شود که همگام با اروپایی ها در حال مذاکره و رصد فرصتهای موجود در ایران هستند.

ژاپنی‌ها شرایط خاصی از لحاظ فرهنگ، تاریخ، جغرافیا و زمان دارند که آنها را از سایر ملل متمایز می‌نماید و درک این تمایزها تعامل با آنها را آسانتر می‌کند. حال سئوال این است که این شرایط چگونه در ارتباطات و مذاکرات با ژاپنی‌ها در حوزه کسب و کار اثر گذار است؟

در اولین جلسه و برخورد، ژاپنی‌ها برخلاف غربی‌ها اندکی نگران افراد تازه وارد هستند.آنان در برخورهای داخلی با هموطنان خود دقیقاً می‌دانند که باید در خصوص سطح برخورد بسته به وضعیت برتر، پایین‌تر و یا مساوی چگونه برخورد کنند و این دقیقا در نقطه مقابل به طور مثال آمریکایی‌هاست که خیلی راحت و بعضاً در جلسات با طرف مقابل در هر رتبه‌ای برخورد مشابهی دارند.لذا در مرحله اول می‌بایست رتبه و جایگاه طرف مذاکره به روشنی برای ژاپنی‌ها تعریف و تبیین شود.

نکته دوم اینست که غربی‌ها در مذاکرات با طرف مقابل به صورت فردی (Person-To-Person) وارد تعامل می‌شوند که این امر در فرهنگ ژاپنی اصلا معنایی ندارد. آنها مذاکرات را در قالب گروه خود پیش خواهند برد و تکیه آنها بر کار تیمی است.

نکته دیگر در این خصوص اینست که نباید از ژاپنی‌ها انتظار داشت که بدون مشورت در خصوص موضوعی اعلام نظر و یا اعلام موضع نمایند پس برای اعلام یک توافق و یا اظهار نظر باید با کمال صبر و متانت به آنها فرصت مذاکره داخلی و مشورت با یکدیگر و یا دفاتر مرکزیشان را داد.

یکی از قواعد دیگر مذاکره با ژاپنی‌ها تبادل کارت‌های ویزیت است بنابراین در اختیار داشتن یک کارت ویزیت مناسب از ملزومات مذاکره با آنها است. همانطور که گفته شد ژاپنی‌ها برخلاف اکثر غربی‌ها خود را نماینده شرکت متبوعشان و نهایتاً نماینده‌ای از کشورشان میدانند. برخی از افرادی که با ژاپنی‌ها جلسه داشته‌اند از این امر گله‌مند هستند که به طور مثال ما 6 مرتبه از این شرکت ژاپنی دیدن کردیم و با افراد متفاوت برخورد داشتیم که اینها هر کدام نظارت و مواضع مشابه داشته‌اند و این بدان معناست که که ما 6 مرتبه یک موضوع مشابه را شنیده‌ایم. در پاسخ این افراد باید گفت که این صرف زمان برای یک ژاپنی بسیار ضروری است. آنها به این زمان نیاز دارند تا با طرف مقابل به خوبی آشنا شوند و تحت فشار قرار دادن آنها برای تصمیم‌گیری سریع، نتیجه‌ای جز عقب‌نشینی آرام و بی سرو صدای آنها از مذاکرات نخواهد داشت. پس تعیین محدودیت‌های زمانی سخت، برای آنها می‌تواند منجر به شکست در مذاکرات شود.

نکته مهم دیگر در مذاکرات با ژاپنی‌ها اینست که آنها دوست ندارند وجۀ خود را از دست بدهند و همیشه خود را مقید به آداب و برخورد مودبانه‌ای می‌دانند که این شیوه را از طرف مقابل هم انتظار دارند. همینطور به صراحت در خصوص موضوعات مختلف نمیتوانند پاسخ منفی بدهند بنابراین نباید منتظر یک جواب منفی روشن از آنها بود.

لذا اگر یک ژاپنی نخواهد وارد معامله ای با طرف خارجی شود شما به صراحت جواب “نه” را نخواهید شنید ولی در تماس‌های بعدی قادر نخواهید بود او را یافته و یا با او صحبت کنید. شاید از همکارانش بشنوید که او مریض است و یا در تعطیلات است.

فهرست زیر نکاتی است که می‌بایست در مذاکره با طرف های ژاپنی مدنظر قرار داد:

*اولین کسی که شما با او تماس می‌گیرد و یا او با شما تماس می‌گیرد به احتمال زیاد تا آخر در مذاکرات مشارکت خواهد داشت.

*ژاپنی‌ها معمولا در قالب تیمی مذاکره می‌کنند و در طول مذاکرات بنابر نظر آنها اعضای تیم اضافه و یا کم خواهند شد و شما احتمالاً با افراد جدیدی در طول مذاکرات برخورد می‌کنید.

*همیشه یک مقام ارشد در تیم ژاپنی‌ها وجود دارد که تاکتیک‌ها را به صورت ضمنی و پنهان به سایر اعضا دیکته می‌کند ولی در عین حال شما به ندرت از او صحبتی خواهید شنید.

*هریک از اعضای تیم ژاپنی سئوالات متعددی در حوزه تخصصی خود خواهد پرسید . بنابراین بهتر است که در مذاکرات در صورتیکه به زبان مسلط نیستند از یک مترجم خوب استفاده کنید.

*سئوالات آنها عمدتاً در راستای فرآیند جمع‌آوری اطلاعات است، لذا آنها براساس جواب‌های شما منحصراً تصمیم نخواهند گرفت .

*سعی کنید تیم خود را قوی کنید. چرا که آنها در جلسۀ اول و حتی دوم به هیچ تصمیمی نخواهند رسید و شما فرصت این را خواهید داشت که در زمان مراجعت آنها به دفتر مرکزیشان به توانمندی‌سازی تیم خودتان بپردازید.

*تصمیم‌گیری از سوی طرف ژاپنی برمبنای اجماع انجام می‌شود. بنابراین هیچ فردی به تنهایی موثر نخواهد بود.

*جلسۀ دوم ملاقات با ژاپنی‌ها به احتمال زیاد شبیه اولین جلسه خواهد بود. با این تفاوت که سئوالات عمیق‌تر از سوی افراد دیگری مطرح خواهد شد.

*در میز مذاکره ژاپنی‌ها با اختیارات تعریف شده‌ای از سوی شرکت‌های متبوعشان حضور می یابند، بنابراین انعطاف‌پذیری کمی در تغییر این موقعیت دارند.

*زمانی انعطاف‌پذیری بیشتر در جلسات دیده می‌شود که ژاپنی‌ها با دفترمرکزی خود تماس گرفته‌اند.

*ژاپنی‌ها تمایل زیادی به مرور اطلاعات قبلی دارند تا به شفافیت و وضوح کافی در بحث دست پیدا کنند و جلوی سوءتفاهم‌های آتی را بگیرند.

*آنها بسیار محتاط هستند و استاد زمان خرید هستند و اغلب عجله نمیکنند.

افق دید ژاپنی‌ها در تصمیم‌گیری بلندمدت است و معتقدند تصمیمات بزرگ زمان زیادی خواهند گرفت.

*حال اگر طرف ژاپنی در خصوص موضوعی تصمیم‌گیری کند، از طرف مقابل انتظار دارد که به سرعت وارد عمل شود و در غیر اینصورت به انتقاد از او می‌پردازد.

*ژاپنی‌ها مذاکرات را متوقف خواهند کرد در صورتیکه بیش از حد بی‌پرده بودن و یا بی‌صبری را در طرف مقابل مشاهده کنند. همچنین اگر پروتکل‌ها مذاکرات از سوی طرف دیگر نادیده گرفته شود آنها میز مذاکره را ترک خواهند کرد.

*در صورتیکه طرف ژاپنی احترام زیادی از سوی شما دریافت کند و یا به بخشی از خواسته‌های خود در مذاکرات برسد. آنها ظرفیت تغییر و انعطاف‌پذیری بیشتری را خواهند داشت.

*آنها تلاش زیادی برای ایجاد هماهنگی بین دو شرکت و ایجاد احترام متقابل در حین مذاکرات انجام خوهند داد.

*آنها هیچگاه “نه” نمی‌گویند و قاعدۀ‌بازی را تا زمانی که هماهنگی و تعامل در جلسات برقرار باشد به هم نمی‌زنند. مگر اینکه شرایط به ناگاه تغییر کند و موضوعات پیش‌بینی نشده‌ای مطرح شود.

*ژاپنی‌ها نسبت به مذاکره کننده ارشد شما احترامی اغراق‌آمیز خواهند داشت و این انتظار را نیز از شما مطالبه می‌کنند.

*آنها گاهی اوقات یک مقام ارشد مانند یکی از وزرای سابق را به عنوان مشاور شرکت تنها در جهت احترام، به جلسه میاورند.

*گاهی اوقات ممکن است آنها از یک فرد واسطه‌ای برای مذاکرات استفاده کنند، که اگر دو طرف به این شخص اعتماد داشته باشند هماهنگی هم بوجود خواهد آمد.

*سبک مذاکره ژاپنی‌ها غیرفردی، غیرشخصی و غیراحساسی است، اما باید توجه داشت که احساسات آنهم به صورت زیرسطحی مهم است. استدلال و بحث‌های تخصصی نمی‌تواند به تنهایی یک ژاپنی را تحت تاثیر قرار دهد. آنها باید شما را دوست داشته باشند و به شما اعتماد کنند در غیراینصورت موفقیتی در مذاکرات حاصل نخواهد شد.

حال یک سوال اساسی در اینجا مطرح می‌شود: چرا شرکت‌های ژاپنی تا این حد موفق هستند؟

اگر این سوال یک جواب داشته باشد، آن جواب اینست که آنها توانایی خارق‌العاده ای در انجام امور داخلی خود از طریق هماهنگی و همکاری با یکدیگر دارند و بجای تلاش‌های منحصراً فردی بر تلاش گروهی تکیه می‌کنند.

ژاپنی‌ها آنقدر بحث و تبادل نظر می‌کنند تا نظر موافق همۀ اعضای گروه را جلب کنند و شاید به این علت است که تصمیم‌گیری با کندی صورت می‌گیرد. آنها بطور قطع همبستگی را عامل موفقیت خود می‌دانند.

نگرش ژاپنی‌ها نسبت به افراد خارجی چه تحصیل کرده و چه عالی‌رتبه، مشخص است، شما همیشه برای آنها یک خارجی هستید. لذا تلاش شما برای صحبت به زبان ژاپنی ممکن است که با لبخندی مواجه ‌شود اما از سوی آنها جدی گرفته نمی‌شود. همانطور که بسیاری از مذاکره کنندگان ارشد ژاپنی به انگلیسی صحبت نمی‌کنند و ترجیح می‌دهند از یک مترجم استفاده کنند.که البته می‌بایست به نحوۀ ترجمۀ پراز ابهام برخی از این مترجمان نیز توجه ویژه‌ای داشت.

هنگامی که برای کسب و کار به ژاپن می‌رویم چه کارهایی را باید انجام دهیم و چه کارهایی نباید انجام دهیم، اول اینکه زبان بدن خود را کنترل کنید. از تکان دادن زیاد دستها خودداری کنید. به هیچ وجه بدن طرف مقابل را لمس نکنید مثلاً دست روی شانه اش نگذارید.

به هیچ عنوان شرح مکالمات خود با طرف ژاپنی را به شخص سومی انتقال ندهید. در 15 دقیقۀ اول مذاکرات سعی کنید در مورد کسب و کار و موضوع اصلی صحبت نکنید. هیچگاه طرف ژاپنی را با اسم کوچک صدا نزنید و یک نکته مهم اینکه در مورد جنگ جهانی دوم در هیچ شرایط صحبت نکنید. شما می‌توانید در خصوص هر چیزی مانند بازی‌گلف، دریانوردی و …. صحبت کنید اما از گفتن لطیفه و طنز حتی الامکان خودداری کنید چرا که ممکن است بصورت نامناسبی فهمیده و درک شود.

هیچگاه تلاش نکنید که به خانۀ یک ژاپنی بروید چرا که ممکن است یک تاجر بزرگ در خانه‌ای کوچک زندگی کند و این درخواست شما برای او معذوراتی بوجود آورد.

هنگام دست دادن با یک ژاپنی دست خود را به شدت تکان ندهید و بلافاصله بعد از اولین جلسه کارت ویزیت خود را به طرف ژاپنی ارائه دهید. اگر احساس کردید که مشابهت‌های زیادی بین شرکت های غربی و یک شرکت ژاپنی وجود دارد زیاد از این شباهت مطمئن نباشید. آنها مدرن هستند ولی غربی نیستند و برداشت ذهنی آنها از معانی مانند رهبری و انگیزه با آنچه شما در ذهن دارید متفاوت است.

بعد از مرور نبایدها فهرستی از بایدها هم برای تعامل با ژاپنی ها وجود دارد.

اگر دوست دارید به سبک ژاپنی تعظیم کنید عیبی ندارد اما آنرا کنترل کنید. در ابتدای صحبت می‌توانید به توانمندی ژاپن در اقتصاد توجه کنید و یا در مورد صداقت و یا مهمان‌نوازی آنها صحبت کنید و یا پیرامون سبقۀ ژاپن در مورد هنر و هنرمندانش به بحث بپردازید.

اگر در یکی از جلسات شئونات جلسه را رعایت نکردید و یا رفتار غیرحرفه‌ای داشتید در جلسۀ بعد حتما عذرخواهی کنید چراکه ژاپنی‌ها خود چنین می‌کنید. آنها حتی اگر سرماخوردگی داشته باشند عذرخواهی می‌کنند و یا حتی اگر مشکلی برای شما در کشورشان ایجاد شده باشد از شما پوزش می‌طلبند.

نکته آخر اینکه تاجران ژاپنی و مدیران اغلب نوع پوشش خود را از میان کت و شلوارهایی به رنگ تیره، سرمه‌ای و یا خاکستری با پیراهن سفید و کراوات‌های تیره انتخاب می‌نمایند. آنها توجه ویژه‌ای به شخصیت و ظاهر شما دارند. آنها باید شما را دوست داشته باشند و به شما اعتماد کنند تا بتوانید معامله‌ای با آنها انجام دهید. فراموش نکنیم که احترام متقابل رمز موفقیت مذاکره با ژاپنی‌هاست.

۱.مذاکره کنندگان ژاپنی حساسیت زیادی به وقت شناسی دارند اما در مورد زمان بندی مذاکره دیدگاهشان شناور بودن زمان است. در مجموع صرف نظر از وقت شناسی ژاپنی ها پلی کرونیک هستند و برایشان اهمیت ندارد که مذاکرات چقدر طول می کشد و جدول زمانی رعایت می شود یا خیر. برای آنها نتیجه مذاکرات مهم است لذا نتیجه گرا هستند نه زمان نگر آنها در مذاکرات عجله ندارند و بسیار صبور و آرام حرکت می کنند. مذاکره کنندگان ژاپنی شاید روزها و هفته ها برای آشنا شدن با طرف مذاکره خود وقت بگذارند.

۲.مذاکره کنندگان ژاپنی هدف از مذاکره را رابطه می دانند و قرارداد از نظر آنها یک چیز جنبی است. آنها برقراری روابط شخصی بلند مدت با دو طرف مذاکره را آن قدر مهم می دانند که به نظرشان حتی پس از امضای قرارداد به جهت اهمیت روابط می توان هر قسمت از قرارداد را مورد مذاکره جدید قرارداد و یا به برخی مفاد عمل نکرد. به اعتقاد ژاپنی ها قرار داد باید بسیار مختصر حداقل در دو یا سه صفحه تهیه شود و صرفا” اصول کلی را در بر گیرد و راه را برای تفاسیر آینده بر مبنای ” حسن روابط )) باز بگذارد. این نگرش دقیقا” با نگرش برخی کشورهای غربی نظیر آمریکا تفاوت بنیادین دارد. از نظر آمریکایی ها اساس قرارداد است و در قرارداد باید تمامی نکات ریز پیش بینی شود و جای هیچ گونه تفسیر جدیدی باقی نماند. یکی از دلایل مهمی که بسیاری از مذاکرات ژاپنی ها با آمریکایی ها به نتیجه نمی رسد همین است. در حالی که وجود یک وکیل در تیم مذاکره ای آمریکایی ها الزامی است ژاپنی ها از حضور وکیل در تیم مقابل بسیار ناخرسند می شوند. به نظر آنها حضور وکیل به معنی دست کذاردن بر جزئیات و پر رنگ کردن ماهیت حقوقی قرارداد است در حالی که مبنا باید اعتماد متقابل و روابط بلند مدت باشد. بعد از امضای قرارداد در صورتی که در جریان اجرای آن اختلافی پیش آید ژاپنی ها مایلند با مذاکره با طرف مقابل بر مبنای روابط شخصی مشکل را بر طرف نمایند و از دخالت فرد یا نهاد ثالث مثل دادگاه بیزارند. این در حالی است که در غرب داوری مرجع ثالث امری طبیعی است. این که ژاپنی ها عامدانه مایلند قرارداد.

کلی نوشته شود و جای تفاسیر جدید را برای حل مسائل آینده باقی بگذارد. ناشی از سو نیت آنها نیست. به نظر آنها روابط بلند مدت آن قدر اهمیت دارد که بر مبنای دوستی می توان این تفاسیر را برای حل مشکلات به کار گرفت. آنها از هر گونه اجبار و حکم قطعی بیزارند. به همین خاطر مایل نیستند در قرارداد مفاد اجباری درج شود. آنها به لحاظ اجتماعی از اجبار که ممکن است روزی دامن آنها را بگیرد و به کاری وادار کند که مایل به آن نیستند می هراسند. اصولا” آنها از آینده هراس دارند و از شکست و آبروریزی وحشت دارند. این است که مایل نیستند اسیر مفاد و بندهای محدود کننده و لایتغیر شوند. آنها قرارداد را علامت آغاز یک مسیر می دانند که در طول آن می توان هر تغییری را صورت داد. در غرب قرارداد پایان کار محسوب می گردد و هر گونه تلاش برای تغییر آن پس از امضا با شک و تردید نگریسته می شود. از نظر ژاپنی ها قرارداد ضامن موفقیت کار نیست بلکه رابطه نقش اساسی را در موفقیت ایفا می کند. ژاپنی ها تا با کسی کاملا” آشنا نشوندبا وی کار نمی کنند.

۳.سبک برخورد شخصی مذاکره کنندگان ژاپنی رسمی است. در فرهنگ ژاپن سن/ جنسیت و پست و مقام جایگاه خاصی به انسان می دهد که قابل احترام می باشد. آنها افراد را به اسم فامیل صدا می کنند. در ژاپن مرد سالاری حاکم است و زنان نمی توانند جایگاههای مهم اجتماعی را اشغال کنند. در نتیجه یک مذاکره کننده جوان بدون پست و مقام بالا در ژاپن برای مذاکره با کلی مشکل رو برو می شود. اگر این مذاکره کننده زن باشد مشکلاتش دو چندان است. ژاپنی ها در مذاکره با لباس رسمی یعنی کت وشلوار مشکی و کراوات حاضر می شوند و دوست ندارند طرف های آنها با لباسهای غیر رسمی ظاهر شوند. آنها همچنین اهل شوخی و مزه پرانی در مذاکره نیستند. در صورتی که طرف مقابل با جوک ولطیفه صحبت خود را آغاز کند ژاپنی ها این طور برداشت می کنند که وی موضوع کار را جدی نگرفته است.

۴.شاید مهمترین ویژگی سبک مذاکره ای ژاپنی ها تکیه خاص آنها بر ارتباطات غیر مستقیم و عدم صراحت کلام باشد. مذاکره کنندگان ژاپنی مانند برخی دیگر از همتایان آسیایی خود خیلی ملاحظه طرف مقابل را می کنند و دقت زیادی می نمایند تا به هیچ وجه کلمه یا عبارتی را به کار نبرند که به طرف مقابل بر بخورد و موجب آبروریزی شود. آنها در این کار آن قدر وسواس دارند که نمی توانند در سخنان خود صراحت داشته باشند. غالبا” حرف های آنها مبهم و چند پهلوست. آنها حتی از کاربرد کلمه “‌ ‌نه )) وحشت دارند. شنیدن کلمه( نه ) از مذاکره کنندگان ژاپنی امری نادر است.آنها باز هم برای این که مبادا به طرف مقابل برخورد به جای نه عباراتی را به کار می برند که مخاطب به زحمت بار منفی آن را درک می کند. ژاپنی ها از این رو افراد خوش صحبت و چرب زبانی نیستند و از افراد خوش زبان خوششان نمی آید. آنها به آرامی و با تن صدای پایین حرف می زنند. قبل از پاسخ به هر سوالی حسابی مکث می کنند. این حالت گاهی آن قدر طولانی است که برخی همتایان غربی آنها را دچار شک و تردید می کند. در این حال اصلا” خوششان نمی آید کسی حرفشان را قطع کند. زیاد هم سکوت می کنند. مذاکره کنندگان ژاپنی در مجموع زبان بدنی را آرام و کوتاه به کار می برند. زیاد سر تکان می دهند. گاهی هنگام شنیدن حرف های طرف مقابل چشمان خود را می بندند تا بدین وسیله بهتر تمرکز کنند. باید با ژاپنی ها آرام و شمرده حرف زد. آنها تماس چشمی طولانی را نمی پسندند و آن را حاکی از گستاخی میدانند. ژاپنی‌ها اهل تماس بدنی نیستند و فاصله معقولی را با مخاطب خود برقرار می کنند. بهتر است به آنها دست نزد. برداشت آنها از نگاه طولانی این است که طرف قصد ترساندشان را دارد. مذاکره کنندگان ژاپنی بسیار احساساتی هستند اما نشان دادن احساسات در جمع را بچگانه و مایه آبروریزی می دانند. آنها از این که مخاطبشان با صدای بلند با آنها حرف بزند شدیدا” ناراحت می شوند. آنها حتی اگر عصبی یا عصبانی شوند ممکن است صرفا” لبخند بزنند. کلا” حرکات اعضای چهره آنها نیز کم است. ژاپنی ها ملایم و کوتاه دست می دهند و کمی هم خم می شوند و تماس بدنی دیگری با مخاطبان خود برقرار نمی کنند.

۵.در بحث بر سر موضوعات مذاکره مذامره کنندگان ژاپنی رهیافت کل نگرانه را دنبال می کنند. آنها معتقدند که تا در مورد همه چیز توافق نشود توافقات قبلی بی اعتبار هستند. آنها همچنین ابتدا مایلند توافق بر سر کلیات صورت گیرد و بعد به جزئیات پرداخته شود. ژاپنی ها خصوصا” در مراحل اولیه مذاکره خیلی کم توافق و سازش می کنند و کار را به آخر مذاکره موکول می کنند.

۶.مذاکره کنندگان ژاپنی ها در کسب اطلاعات و جزئیات کار از طرف های خود تبحر دارند. آنها دو مهارت شنیدن فعال و سوال کردن را بسیار جدی می گیرند. آنها آن قدر سوال می کنند تا به تمامی اطلاعات مورد نظر خود برسند و مادامی که کوچکترین ابهامی باقی بماند دست به هیچ کاری نمی زنند. از این رو شاید در جلسه اول مذاکرات تمام وقت به تکمیل اطلاعات اختصاص یابد.

۷.از نظر سازماندهی تیم مذاکره ژاپنی ها پر تعداد پای میز مذاکره ظاهر می شوند. این امر هم برای اطمینان از حضور کلیه افراد و متخصصان ذی ربط و هم برای ارسال پیام روانی به حریف است. ژاپنی ها مذاکره را نوعی جنگ می دانند و کلمه کوشو kosho در زبان ژاپنی بار منفی جدال و تقابل دارد در حالی که کلمه مذاکره یا Negotiationدر غرب این بارهای منفی را ندارد. جالب این است که ژاپنی ها با این تفسیر از مذاکره ذاتا” اهل تقابل نیستند. تیم های مذاکره کننده ژاپنی یک رئیس دارد که در بسیاری از مواقع هویت وی پنهان می ماند. در حالی که در مذاکرات رئیس تیم در وسط می نشیند و سایر افراد به ترتیب جایگاه در کنار وی قرار می گیرند گاهی ژاپنی ها عامدانه رئیس را در حاشیه قرار می دهند.

۸.فرایند تصمیم گیری در مذاکره کنندگان ژاپنی مبتنی بر اجماع و لذا بسیار کند است. ژاپنی ها معمولا” قبل از مذاکره با تمامی افراد و مجموعه های ذی ربط هماهنگی هایی صورت می دهند و با چارچوب های بسیار سخت و غیر قابل انعطاف پای میز مذاکره حاضر می شوند. کوچکترین تغییری در مواضع و تصمیمات آنها باید مجددا” هم به اجماع تیم مذاکره و هم افراد نهادهای ذی ربط برسد لذا تیم ژاپنی با اختیارات بسیار محدود پای میز مذاکره حاضر می شود.

۹.ژاپنی ها از تقابل جر و بحث و جدل در مذاکره بیزارند و بروز این شرایط را مایه آبروریزی می دانند. آنها بسیار آرام و مودب هستند و اهل تهدید و ارعاب هم نیستند. در صحبت با آنها باید هر چه می توان به آنها احترام گذارد و به اصطلاح هندوانه زیر بغل آنها قرار داد. آنها در مجموع افرادی عمل گرا هستند و دیدگاه های بسیار بازی دارند.ژاپنی ها در صورتی که تهدید شوند یا سکوت می کنند یا موضوع را عوض می کنند و یا اساسا” مذاکره را رها می کنند. در صورتی که بر سر موضوعی توافق مشکل شود ژاپنی ها به جای پا فشاری موضوع را عوض می کنند و به سراغ موضوع دیگری می روند. این امر در بسیاری مواقع موجب شک وتردید همتاهای آنها می شود. ژاپنی ها در برخورد با بن بست نیز ابتدا سعی می کنند موضوع را عوض کنند و سپس مواضع گذشته خود را باز هم دو پهلوتر و مبهم تر و با کلی ملاحظه بیان می کنند. تاکید بر استدلال های حقوقی ژاپنی ها را ناراحت می کند. در صورتی که ژاپنی ها هنگام صحبت کردن طرف مقابل را ساکت ببینند برداشتشان این است که طرف موضوع را جدی گرفته است.

۱۰. بر خلاف برخی فرهنگها که کاربرد تاکتیک پیشنهاد حداکثری بر آنها موثر است ارائه پیشنهادات نا معقول به ژاپنی ها اثر عکس دارد. خود ژاپنی ها نیز معمولا” پیشنهادات معقول می دهند و به هیچ وجه خواهان چیزی فراتر از انتظارات خود نیستند.

۱۱. زبان انگلیسی ژاپنی ها هنوز هم چندان خوب نیست. برای کار با آنها بهتر است که از مترجم استفاده شود.

۱۲. در حالی که با بسیاری از فرهنگ ها می توان مستقیم و از طریق تلفن فاکس و ایمیل تماس گرفت و شروع مذاکره یا معامله را پایه ریزی کرد در ژاپن تمایل به ملاقات حضوری و مستقیم است. در ژاپن بهترین چیز داشتن یک معرف خوب است که هر دو طرف مذاکره را بشناسد و با سفارش وی تماس های اولیه برقرار گردد.

۱۳. در فرهنگ ژاپنی ها خریدار پادشاه و یا در حکم پدر است و فروشنده فرزند است و روابط پدر و فرزند از جمله عدم نافرمانی پسر از پدر حاکم است. توجه به این مساله در مذاکرات تجاری بسیار حائز اهمیت است. در ژاپن خریدار همواره در موضع قدرت است و بر کرسی ناز تکیه می زند.

۱۴. هدیه دادن و گرفتن از جمله روش هایی است که می توان برای برقراری روابط شخصی با طرف ژاپنی از آن استفاده نمود. در ژاپن کادو و پوشش هدیه از اصل هدیه مهم تر است و از این رو باید به آن دقت کافی نمود.

۱۵. ژاپنی ها به تفریحات جنبی مذاکرات اهمیت بسیار می دهند. باز هم با توجه به نقش اصلی روابط شخصی در فرهنگ مذاکره ای ژاپنی ها این گونه تفریحات مانند صرف غذا در رستوران و یا بازدید و استراحت از اماکن تاریخی و تفریحی نقش مهمی در پایه ریزی روابط دوستانه با ژاپنی ها دارد.

به عبارت ساده تر اگر طرف ژاپنی میهمان شماست قبل از انجام مذاکرات و یا بین مذاکرات خوب است به جای دفتر کار در رستوران با آنها غذا خورد و برنامه‌های تفریحی و گردشی مناسبی برای آنها تنظیم نمود.

۱۶. درجلسه مذاکره با ژاپنی ها کارت ویزیت در ابتدا مبادله می شود. برای دادن کارت ویزیت به ژاپنی ها و یا هر چیز دیگر از هر دو دست استفاده کنید.